Führung im „Corona-Modus“: best practices für Mitarbeiterführung remote

Die folgenden Prinzipien haben sich in unserem Unternehmen bewährt und sollen im Teilnehmerkreis vorgestellt und diskutiert werden:

• Think big: professionelle IT-Ausrüstung
• Define: Prinzipien der Zusammenarbeit definieren
• Be clear: Fokus auf Klarheit und Professionalität bei gleichzeitiger Empathie
• Decide: Teams statt Einzelne als Entscheidungsträger
• Be empathic: Motivieren mit Interaktion
• Set goals: KPIs, Meilensteine und Fristen statt Zeitkontrolle

„Wir setzen uns klare Ziele, die gemeinschaftlich und datengesteuert ausgewählt, getestet und erst im Erfolgsfall final umgesetzt werden“

herCAREER: Wie können Richtlinien für eine gute Zusammenarbeit in Corona-Zeiten aussehen, wenn ein Teil der Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet?

Heise-Rotenburg: Vor Corona hatten unsere Mitarbeiter einen sehr hohen Präsenzanteil im Office, das hat sich von einem Tag auf den anderen geändert. Für uns als agil arbeitendes, technologiegetriebenes Startup war diese Umstellung keine große Herausforderung: Innerhalb weniger Tage hatte sich das ganze Team in dem neuen Setup eingespielt und konnte die Prinzipien, die für die team-interne und crossfunktionale Zusammenarbeit gelten, schnell auf eine komplette Remote-Zusammenarbeit übertragen. Egal ob onsite oder remote gilt:
Wir setzen uns klare Ziele, die gemeinschaftlich und datengesteuert ausgewählt, getestet und erst im Erfolgsfall final umgesetzt werden. Hierfür die Verantwortung zu übernehmen, sei es als steuernder Produktmanager, als fachlicher Input-Geber oder als ausführender Entwickler, ist Teil unserer Guiding Principles und ein wichtiger Faktor für die Personalauswahl sowie in Feedbackgesprächen.

Damit alle unterschiedlichen Kompetenzen zusammenkommen, ist uns der Austausch sehr wichtig. Neben wöchentlichen themenbezogenen Terminen je Sub-Team und Einzelterminen mit fachfremden Teilnehmern setzen unsere Teams auf persönliche Interaktion z.B. zum Guten-Morgen-Kaffee oder Feierabend-Bier und klären zwischenzeitliche Fragen über unser Kommunikations-Chat-Tool Slack. So ist sichergestellt, dass außerhalb von vereinbarten – und mittels geteilten Kalendern für alle sichtbaren – Terminen jeder genügend Zeit für konzentriertes Arbeiten findet, und gleichermaßen eine schriftliche Dokumentation von Abstimmungen vorliegt. Wir haben durch Corona gelernt, dass ein gemeinsamer Kaffee oder das gemeinsame Feierabend-Bier auch remote Spaß machen, und dass außerhalb von Terminen das konzentrierte und fokussierte Arbeiten sogar noch besser und effizienter funktioniert.

herCAREER: Wie sieht eine professionelle IT-Ausrüstung aus, ohne die das Remote-Arbeiten gar nicht funktionieren würde?

Heise-Rotenburg: Wichtig ist die IT-Infrastruktur. Alle Programme sind cloud-gehostet, so dass seitens Cluno keinerlei physische Serverwartung oder -Bedienung anfällt. Die umschließt neben klassischen CRM- und ERP-Systemen auch z.B. Zahlungsfreigabe-Tools mit zwei-Faktor-Identifizierung, so dass Freigabeberechtigte „von überall“ nötige Zahlungen auslösen können.

Für die Ausstattung unserer Mitarbeiter haben wir uns von Anfang an für Laptops, wahlweise Mac oder Windows, statt Desktop-Rechnern entschieden. Eine Unternehmens-Policy, die Mitarbeitern eine feste Anzahl von Homeoffice-Tagen ermöglichte, bestand bereits. Insofern haben wir schon vor Corona alle wesentlichen Set-Ups getestet, um Teams im Office und an anderen Orten zusammenzubringen und die Kommunikation effizient zu gestalten. Noch wichtiger geworden sind qualitativ hochwertige, noise-cancelling Headsets, die nahezu jeder Mitarbeiter im Büro und auch im Homeoffice im Einsatz hat. Um auch remote komfortabel an einer Vielzahl von Dokumenten und mit unterschiedlichen Programmen gleichzeitig arbeiten zu können, werden zusätzliche Bildschirme problemlos mit ins Homeoffice genommen.

Auf Legal-Seite haben wir uns für die Signatur-Lösung DocuSign entschieden, sodass über mehrere Genehmigungsstufen bis zur finalen, rechtlich bindenden Unterschrift der Geschäftsführer, alle Prüfungen und Unterschriften von Remote geleistet werden können. Wir freuen uns, dass diese Lösung mittlerweile bei nahezu allen Partnern bekannt und akzeptiert ist.

herCAREER: Wie lassen sich in dieser herausfordernden Zeit Ziele für ein Team festlegen und wie lassen sich die Mitarbeiter am besten motivieren?

Heise-Rotenburg: Gerade für ein Startup besteht ein gewisses Risiko, sich zu verzetteln, „alles gleichzeitig“ zu wollen und deshalb nicht ein Ziel zu 100%, sondern 20 Ziele zu 90% zu erfüllen. Um auf mögliche Auswirkungen der Krise vorbereitet zu sein, ist es für unsere Mitarbeiter besonders wichtig, sich auf die wesentlichen Tagesaufgaben und klar definierte Kernziele für 2020 und 2021 zu fokussieren. Jeder kennt seinen Beitrag und priorisiert die Projekte, die zur Zielerfüllung beitragen, über alle anderen Aufgaben.

Wichtig ist auch der regelmäßige Kontakt zu den Gründern und zum Management, den wir mit unserem wöchentlichen Standup nachhaltig aufbauen und pflegen. Hier teilen wir Updates zu wesentlichen Entwicklungen in unserem Unternehmen, bei Kunden und Dienstleistern, und wie wir damit umgehen werden.

Für mein Legal-/Finance-Team haben das Tagesgeschäft und dessen reibungsloser Ablauf, auch im Homeoffice und bei veränderten Arbeitsbedingungen, oberste Priorität, so dass maximal 20% der Mitarbeiterkapazitäten für zusätzliche Projekte aufgewendet werden können. Diese definieren wir halbjährlich in einer Roadmap, die mit anderen Abteilungen und den Unternehmens-Zielen abgestimmt ist. Wir sind stolz, dass wir über 90% unserer Halbjahresziele erreichen konnten: so haben wir z.B. die Rechnungsstellung über unser CRM-System automatisiert, ein neues Accounting-System komplett remote getestet, in Betrieb genommen und Altdaten migriert sowie unsere Refinanzierungszinsen trotz der gestiegenen Bank-Anforderungen kräftig gesenkt. Wir glauben, dass die gemeinsame Zieldefinition und das regelmäßige Nachhalten dazu beigetragen haben, und werden auch in den kommenden Monaten so agieren.

herCAREER: Auf der herCAREER geht es vor allem um den fachlichen Austausch, der auf den persönlichen Erfahrungen und dem Wissen der Sparringspartnerinnen aufsetzt. Zu welchen Themen können Sie im Vorfeld / auf der Messe / im Nachgang als Austauschpartnerin fungieren – in Schlagworten?

• (Führungs-)Frauen in „Männerbranchen“ (Banking, Automotive)
• Digitale Finance-Funktionen
• (Re)finanzierung von Startups

herCAREER: Gibt es Themen, zu denen Sie persönlich eine/n Sparringspartner/in suchen und einen fachlichen wie persönlichen Austausch weiterführen möchten? Dann benennen Sie uns Schlagworte für ihre Themen.

• Aufsichtsrat
• Personal Branding

herCAREER: Wie können oder möchten Sie kontaktiert werden?

Über die Person

Als CFO ist Veronika von Heise-Rotenburg verantwortlich für die Bereiche Legal und Finance des mittlerweile auf 100 Mitarbeiter angewachsenen Mobilitäts-Startups Cluno. Im Bereich Legal fallen darunter die Betreuung von geschäftsmodellspezifischen Klärfällen, die rechtliche Regelung von Kundenanfragen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Dienstleistern und refinanzierenden Banken sowie Datenschutz und Risikomanagement. Im Bereich Finance ist die Refinanzierung maßgeblich zu nennen, da jedes an einen Kunden herausgegebene Fahrzeug fremdkapitalfinanziert ist und die Zusammenarbeit mit rund 14 Bankenpartnern dafür entscheidend ist. Als FinTech-Unternehmen hat Cluno den gesonderten Geschäftsbereich Financial Technology eingeführt, den Veronika ebenfalls leitet, ebenso wie die traditionellen Finance-Domänen Accounting, Controlling, Bonitätsprüfung. Auch Investor Relations sowie die Einwerbung von Eigenkapital fallen unter ihre Aufgaben.

Dieses MeetUp ist Teil der Karriere-MeetUps bei der herCAREER 2021.